Trello – was kann das Projektmanagement-Tool und lohnt es sich?
Vielleicht kennen Sie die Situation: Sie möchten (vielleicht sogar gemeinsam mit einer Werbeagentur) ein neues Produkt, eine Dienstleistung oder etwas anderes bewerben – und zwar umfassend. Auf Social Media soll das Thema ebenso platziert werden wie mit Bannern auf der Website. Zusätzlich muss die Presse informiert werden, Plakate, Flyer und Broschüren braucht es auch und dann ist da noch das Video, das gedreht werden soll. Da nicht den Überblick über den aktuellen Stand der Teilprojekte sowie Deadlines zu verlieren, ist gar nicht so einfach. Gäbe es doch nur eine Möglichkeit, alle relevanten Dokumente, Texte, Werbemittel, Deadlines und so weiter an einem Ort übersichtlich zusammenzutragen. Sie ahnen schon, worauf das hinausläuft: Trello verspricht, genau hierfür eine Lösung zu bieten. Aber was kann das Projektmanagement-Tool überhaupt? Und lohnt es sich, es in den eigenen Workflow zu integrieren? Das verraten wir Ihnen in unserem Fachartikel.
Was ist Trello eigentlich?
Trello ist ein webbasiertes Projektmanagement-Tool, mit dem eine oder mehrere Personen Inhalte und Aufgaben in Echtzeit bearbeiten und organisieren können. Das Tool eignet sich hervorragend für Projektmanagement und Redaktionsplanung, denn Bilder und Texte können ebenso eingestellt werden wie Videos oder anderes. Es lassen sich Checklisten und Kommentare erstellen sowie Deadlines festlegen. Aufgaben können klar zugeteilt werden und alle, die auf einem Projekt arbeiten, behalten jederzeit den Überblick über den Stand aller Aufgaben. Das gilt für unsere Kunden und Kundinnen ebenso wie für uns als Werbeagentur. So lassen sich Projekte effizient und zielgerichtet bearbeiten. Und Trello kann nicht nur am Desktop im Büro, sondern auch von unterwegs per App verwendet werden.
Wofür kann Trello genutzt werden?
Trello ist optimal fürs Projektmanagement: Man kann es nutzen, um Projekte zu planen, in Teilaufgaben zu untergliedern, diese zu sortieren und organisieren sowie daran zusammen zu arbeiten. Das Tool bringt Klarheit in Arbeitsprozesse, indem es Workflows aufzeigt und Zuständigkeiten unkompliziert festgelegt werden können. Trello ist optimal, um sich im Team mit anderen abzustimmen, man kann es aber ebenso gut nutzen, um sich selbst und die eigenen Aufgaben zu organisieren.
Als Werbeagentur mit vielen verschiedenen Projekten und Kund:innen nutzen wir Trello gerne zur Redaktionsplanung. Von Pressemitteilungen über Social Media Posts bis hin zu Newslettern können wir auf Trello Themen, Bildmaterial und Texte hochladen und abstimmen. Damit entfällt das nervige Suchen nach Mails im Postfach. Unter anderem deswegen trägt Trello zur Effizienzsteigerung bei. Auch im Bereich Social Media Management macht Trello das Leben leichter: Storyframes z. B. können einfach aus Trello heraus aufs Handy geladen und in Instagram gepostet werden – ganz ohne den Rechner anzumachen.
Wie ist Trello aufgebaut?
Auf Trello nutzt man sogenannte Boards, die man sich vorstellen kann wie digitale Whiteboards mit Spalten bzw. Listen und Karten. Stellen wir uns vor, wir haben ein Projekt, bei dem die Kommunikation zum hundertjährigen Jubiläum des fiktiven Unternehmens Ollert geplant werden soll. Das Board hätte dann vielleicht den Namen „100-jähriges Jubiläum von Ollert“. Alle, die für das Projekt relevant sind, sind Teil des Boards, damit sie den Projektfortschritt im Blick behalten und dazu beitragen können. Wir als Werbeagentur arbeiten auf einem Board gemeinsam mit den Kund:innen und natürlich mit allen, die aus unserem Team beteiligt sind.
Listen
Jedes Board ist in Listen untergliedert, die man selbst beliebig anlegen und benennen kann. In unserem Beispielprojekt könnten wir eine Liste „LinkedIn-Kampagne“ nennen, die zweite „Jubiläumsvideos“ und eine andere „Pressearbeit“. Viele weitere Listen sind möglich. Oder man baut das Board und die Listen anders auf und gliedert sie nach Monaten und den dafür geplanten Inhalten. Das bietet sich besonders an, wenn ein Board zum Beispiel ausschließlich Social-Media-Beiträge beinhaltet. Die Beiträge lassen sich dann chronologisch mit allen Inhalten auflisten. Für den Upload auf dem sozialen Netzwerk findet man dort alles, was man braucht, ganz schnell und einfach zum Download auf Trello – so können Posts auch vom Smartphone aus unkompliziert geplant werden.
Karten
Jede Liste besteht aus mehreren Karten, die man ebenfalls selbst hinzufügen und beliebig benennen kann. In unserem Beispiel könnte eine Karte auf der Liste mit den Jubiläumsvideos „Interview mit dem Geschäftsführer zum 100-jährigen Jubiläum“ heißen. Zu diesem Teilprojekt lassen sich auf der Karte dann viele nützliche Informationen hinterlegen.
- Titelbild: Es kann – zum Beispiel mit einem Bild aus den Anhängen der Karte – beliebig angepasst werden.
- Labels: Labels sind in verschiedenen Farben verfügbar. Man muss sie einer Karte nicht zwangsläufig hinzufügen, sie haben aber durchaus ihre Vorteile: Dadurch, dass man Ihnen Titel wie „In Bearbeitung“ oder „Besonders wichtig“ geben kann, sorgen sie für zusätzliche Ordnung und Orientierung.
- Beschreibung: Das Beschreibungsfeld nutzen wir als Werbeagentur häufig, um kürzere Texte einzufügen, zum Beispiel für Posting-Texte oder Teaser. Es kann aber ebenso für Arbeitsanweisungen und sonstiges genutzt werden.
- Anhänge: Sie können auf einer Karte unkompliziert und schnell neue Anhänge hinzufügen, die sich bearbeiten oder kommentieren lassen. Das ist für alle Dokumente und Medien, die abgestimmt werden sollen, sehr praktisch. Allerdings dürfen die Dateien in der Gratis-Version von Trello jeweils nicht größer sein als 10 MB. Für größere Videos kann man aber problemlos eine Verlinkung zu Vimeo als Anhang hinzufügen.
- Checklisten: Trello ermöglicht es, individuelle Checklisten anzulegen, auf denen jeder erledigte Arbeitsschritt abgehakt wird.
- Datum: Bei großen Projekten gibt es oft für jedes Teilprojekt eine eigene Deadline. Sie kann auf der Karte hinzugefügt und abgehakt werden, wenn Sie sie eingehalten haben.
- Kommentare: Sie können Kommentare hinterlassen oder auf die Kommentare von anderen reagieren.
Wann lohnt sich Trello?
Sie haben es vielleicht schon gemerkt: Wir sind Trello-Fans, weil das Tool insbesondere bei umfangreichen Projekten sehr nützlich ist. Die kostenlose Version einmal auszuprobieren, lohnt sich also in jedem Fall – wenn nicht für aktuelle, dann vielleicht für zukünftige Projekte. Darüber hinaus gibt es drei Bezahltarife, die sich unter anderem nach der Größe des Teams richten. Trello ist besonders sinnvoll, wenn …
- … mehr oder weniger komplexe Projekte mit mehreren Inhalten geplant, vorbereitet und abgestimmt werden müssen. Das kann nämlich per Mail in einem echten Chaos enden.
- … mehrere Akteur:innen in einem Projekt arbeiten. Dafür zu sorgen, dass alle Beteiligten gleichermaßen einen Überblick haben, ist oft schwierig und kostet Zeit. Das Aufsetzen eines Trello-Boards kann zwar am Anfang etwas aufwändiger sein, vor allem wenn viele Informationen zusammengetragen werden müssen. Dafür wird der Organisationsaufwand im Anschluss aber stark minimiert, die Informationen sind für alle dauerhaft zugänglich und übersichtlich dargestellt. Zudem bietet Trello eine einfache Art zu interagieren. Abstimmungen (zum Beispiel zwischen Unternehmen und Werbeagentur) sind so absolut unkompliziert.
- … auch vergangene Projekte nicht aus dem Blick geraten sollen. Denn die Listen lassen sich verschieben und damit ohne Weiteres auf dem Board behalten. Das ist zum Beispiel nützlich, um sich für zukünftige Projekte daran zu orientieren.
- … man automatisch über den Fortschritt eines Projekts informiert werden möchte. Denn durch die Beobachten-Funktion erhält man Mails oder Benachrichtigungen aufs Smartphone, wenn etwas geschieht. Man muss das Trello-Board nicht aktiv auf Änderungen überprüfen.
- … man mit digital affinen Menschen arbeitet. Damit meinen wir nicht, dass nur IT-Profis Trello benutzen können – bei weitem nicht. Das Tool funktioniert recht intuitiv. Aber die potenziellen Mitglieder des Boards sollten schon Lust darauf haben, darin zu arbeiten.
Ihr Projekt – von der alle freiheit Werbeagentur mit Trello perfekt organisiert und umgesetzt
Als Werbeagentur mit vielen, teils sehr komplexen Projekten nutzen wir Trello bereits seit Jahren regelmäßig und stimmen uns häufig über das Tool mit unseren Kundinnen und Kunden ab. Wir gehen Ihr nächstes Projekt gerne gemeinsam mit Ihnen an, unterstützen Sie bei der Einrichtung eines Trello-Boards für Ihre vielschichtigen Werbemaßnahmen oder richten es gleich ganz für Sie ein. Gerne begleiten wir Sie bei den ersten Schritten auf dem Board und stehen Ihnen mit Rat und Tat zur Seite. Sie werden sehen: Nach kurzer Zeit und mit ein bisschen Übung fühlen Sie sich auf Trello so richtig zuhause. Neugierig? Dann sprechen Sie uns an!